5 tips som effektiviserar din årliga budgetprocess

1. Släpp kalenderåret - säg hej till rullande prognos!

Genom att minska den tid som läggs på budgetprocessen får ekonomiavdelningen mer användning av sin tid samtidigt som företaget får bättre insikter. Arbetar du enligt kalenderår är dina siffror oftast utdaterade när du väl ska analysera dem. Använder du rullande prognos kan du få hjälp med att ständigt hålla siffrorna uppdaterade så att du kan fatta bättre beslut. 

Genom att arbeta med rullande prognostisering över olika perioder får du en löpande framåtblick som hjälper dig att styra organisationen snabbare i rätt riktning. Så släpp kalenderåret och intensiva veckors arbete och fokusera istället på att upprätthålla den årliga budgeten med periodiska uppdateringar. Detta minskar inte bara stressen för dig som CFO i budgetprocessen, utan håller även dina stakeholders ständigt informerade. Detta leder i sin tur till att ditt arbete med budget och prognos blir mer exakt och professionellt. 

Tre snabba fördelar med rullande prognos:

• Du är förberedd och kan anpassa dig snabbare till förändringar

• Du kommer ifrån fokus på kalenderåret och tänker mer långsiktigt

• Skapar kontinuerligt engagemang vilket leder till bättre internt samarbete

2. Scenarioplanering - få full insikt i alla finansiella perspektiv

I denna osäkra tid vi befinner oss i med höjda räntor och elpriser kan du med hjälp av scenarioplanering få full insikt i alla finansiella perspektiv. Du kan enkelt jämföra olika scenarion eller idéer för att sedan välja vilka initiativ du vill fatta beslut på. 

Tre fördelar med att alltid samla dina budgetposter i scenarion:

• Du kan koppla de ekonomiska effekterna till en beskrivning eller ett initiativ ex. ”Ökad försäljning Q3” eller ”Ny filial Göteborg”

• Du kan enkelt slå på och av dina scenarion för att direkt se vad den kompletta effekten blir

• Du kan spåra vilka scenarion som bygger vilka siffror

3. Börja använda drivarbaserad budgetering

Vi rekommenderar alla att gå över till en mer drivarbaserad budgetering. Genom att arbeta med drivare i stället för konto kan du budgetera över flera begrepp som automatiskt driver in värden på rätt kostnadskonton i resultaträkningen.

Ex. I stället för att budgetera din produktförsäljning genom att i Excel eller i ditt befintliga budgetverktyg räkna ut inköpskostnader, skatter intäkter osv. Kan du med drivare beskriva vilka effekter som sker vid en produktförsäljning och sedan enkelt budgetera med antal sålda produkter. Med drivarbaserad budgetering sparar du massor av tid och kan slänga dina kalkylblad!

Du får med drivare en total överblick och högre precision på din budget vilket sparar tid. Se till att du använder en plattform som ger dig kvalitetssäkrad och uppdaterad data från ditt ERP. Detta leder till snabbare insikter för bättre strategiska beslut om verksamheten. 

4. Analysera avvikelser i ditt BI-verktyg

Tillgång till relevant historik data är många gånger avgörande för att höja kvaliteten samtidigt som du snabbar upp processen att ta fram budgeten. Det är därför bra att använda ett budgetverktyg som har färdiga integrationer mot både ditt ERP-system samt ditt Business Intelligence verktyg.  

I ditt BI-verktyg får en total överblick över verksamhetens finansiella och operativa data med olika analysvyer i realtid och kan fatta bättre beslut baserade på datadrivna insikter. Du får insikter om både historisk som kan vara avgörande för kvaliteten i budgetarbetet. Du kan göra prediktiv analys för att vara förberedd på eventuella framtidshändelser och lägga en ännu säkrare budget. 

Se till att analysera avvikelser och se till att du genom insiktsfull och datadriven analys får mer kunskap om verksamheten, marknaden och omvärlden. 

5. Involvera alla inom organisationen och sätt tydliga mål 

Det är inte ovanligt att den årliga budgetprocessen lätt blir kaotisk och kräver mycket övertidsarbete. De flesta CFO:er upplever att det är svårt att få med sig övriga inom organisationen i budgetarbetet.

Även med moderna verktyg med rullande prognos, scenarioplanering, drivarbaserad budgetering och analys verkar budgetprocessen ändå inte ha tillräckligt med tid. En nyckelfaktor för att bli klara i tid är att involvera alla inom organisationen tidigt i processen och ständigt kommunicera. Sätt en deadline för din budget och gå igenom tydliga mål. Sedan ser du till att ha en process som alla följer. 

Några funktioner som hjälper dig med bättre intern samarbete 

• Workflow med behörighetsstyrning

• Processer för godkännande

• Automatisk distribution av rapporter 

Sammanfattningsvis: Följer du ovan 5 tips och börjar arbeta med rullande prognos, scenarioplanering, drivarbaserad budgetering och analyserar avvikelser i ditt BI-verktyg så kan vi garantera att du kommer effektivisera din årliga budgetprocess! Glöm inte bort att få med dig övriga inom organisationen tidigt i processen och sätt tydliga mål. 

Har du vuxit ur ditt befintliga budgetverktyg eller sitter du med alldeles för mycket manuella processer i Excel?