SVEAB är ett av Sveriges största privata renodlade anläggningsföretag och arbetar bland annat med grundläggning, infrastruktur och VA. På SVEAB är det frihet under ansvar som gäller bland medarbetarna. När Malin Bergman började som HR-chef i företaget för snart fem år sedan såg hon ett socialt företag där det fanns ett stort engagemang för att se och utveckla individerna. Samtidigt saknades det en systematik i arbetet med personalfrågor och uppföljningen av viktiga nyckeltal. Behovet att stötta cheferna i detta var tydligt.

“Att det inte fanns stöd och verktyg visade sig i allt ifrån att cheferna saknade en klar bild av sjukfrånvaron till att de inte visste när medarbetare har sina födelsedagar, säger Malin.”

Malin kunde utifrån den erfarenhet hon har från tidigare roller i andra organisationer snabbt se vad SVEAB behövde och presenterade en kravspecifikation. Utifrån specifikationen var det sedan dags att börja bygga en rapportlösning från grunden och det var där Exopen kom in i bilden. Det gemensamma utvecklingsarbetet påbörjades efter sommaren 2017.

“Att vi valde Exopen föll sig naturligt eftersom vi redan bestämt oss för att använda deras verktyg för att bygga rapporter för ekonomisk uppföljning.”

Personalöversikt:
Den lösning som SVEAB och Exopen tillsammans har arbetat fram består av tre olika områden. Det första området fungerar som en personalöversikt med grundinformation om medarbetarna – bland annat anställningsdatum, viktiga slutdatum, födelsedagar och intern rörlighet.

Övertid och frånvaro:
Det andra området visar arbetstid, övertid och frånvaro genom trenddiagram och listor över sjukfrånvaro, semestersaldon, övertid och kompsaldon. Denna del av rapporten ger de ansvariga cheferna signaler för när de behöver agera på något specifikt, såsom att någon har semester kvar som behöver tas ut innan den förfaller eller om en medarbetare börjar närma sig gränsen för hur mycket övertid den är tillåten att ha.

Utbildningar:
Systemets tredje område visar på medarbetarnas utbildningar – så att det går att se att alla har relevant och uppdaterad kunskap för sin yrkesroll. Olika färger signalerar om något utbildningscertifikat är på väg att löpa ut. Den data som rapporterna innehåller presenteras så att alla får den information som är relevant för just dem. Arbetschefer ser information för både tjänstemän och yrkesarbetare i sin grupp och platschefer ser information filtrerat på yrkesarbetare eftersom det är dessa de leder på plats.

Med den här lösningen har vi säkrat att platscheferna har en tydlig bild och kan ta ansvar för medarbetarna i projektet på ett mer systematiskt sätt och att arbetscheferna ser hela den organisation som de ansvarar för.”

Under våren har SVEAB haft fem utbildningstillfällen i rapporterna där chefer kunnat delta fysiskt eller via Skype. Varje höst möter HR-organisationen cheferna för enskilda samtal ute i projekten och varje år brukar de ha ett särskilt tema. Förra året var temat ledarskap och i år handlar det om att lära sig de nya rapporterna från Exopen och förstå nyttan med dem. Det blir både en uppföljning av utbildningen och ett sätt att fånga upp de som inte deltog. “Visst har det ibland varit så som det är med flesta de förändringar – det kan vara ett motstånd från början, att man ser det nya som en extra arbetsbörda. Nu har 85 procent av cheferna gått utbildningen och vi märker att de allra flesta ser fördelarna med att regelbundet gå in i Exopens rapporter och få en tydlig och enkel överblick över personalen, avslutar Malin Bergman.”