Med Exopens rapporteringslösning får Nybo en tydlig överblick

”Exopen har hjälpt oss att se vad vi behöver”

Att manuellt bryta ner siffror för varje enskild bostad i ett bostadsbolag är en tidsödande utmaning. Likaså att bokföringsprogrammet enbart erbjuder en sammanställning av kontonummer när du helst vill ha en tydlig och illustrativ rapport av verksamheten. Nybo hittade en egen lösning med hjälp av Exopen – en lösning som underlättat betydligt både för ekonomiansvarig och för mottagare av rapporterna.

Nybo – AB Nykvarnsbostäder – är ett allmännyttigt bostadsföretag som äger, bebygger och förvaltar fastigheter inom Nykvarns kommun. Företaget har cirka 560 lägenheter i sitt bestånd och förvaltar även andra kommunala fastigheter samt lokaler i Nykvarns Centrum. De har i organisationen flera större avdelningar – bostäder, central administration, verksamhetslokaler, lokalvårdare, gata, park och VA samt kultur och fritid.

Nybos bokföring är uppdelad mellan de olika avdelningarna som tidigare bokförde på olika sätt – att få en övergripande bild var inte det enklaste. Men arbetet har underlättats betydligt sedan företaget för cirka tio år sedan startade samarbetet med Exopen. Tillsammans utvecklade de en rapporteringslösning som anpassades just för Nybo.

“Numera kan vi snabbt och enkelt ta fram både en ackumulerad rapport för hela företaget och bryta ut en eller flera olika verksamheter eller objekt med siffror som går att jämföra och som anpassas efter mottagarnas behov, säger Susanne Reinholdsson, som är ekonomiansvarig på Nybo.”

Susanne berättar att en viktig del i företagets rapportering är att det ska gå att sära på rapporter för bostäder och för övriga fastigheter.

“Och det är viktigt för uppföljningen att jag kan bryta ut perioder som jag vill. Med den lösning vi har nu kan jag helt enkelt välja exakt vad jag vill se, berättar Susanne.”

Hon gör en jämförelse med när hon lade mycket tid på att manuellt ta ut rapporter ur bokföringen.

“Jag fick inte de rapporter jag ville ha och bokföringsprogrammet visade enbart på kontonummer. Det gav inte så mycket. Inte heller fick vi någon tydlig översikt. Med Exopens rapporteringslösning får vi en tydlig överblick över tid och vi kan enklare göra en snabb analys. Exempelvis kan vi snabbt se om något utmärkande hänt i våra olika verksamheter – vi väljer vilket urval vi vill ha i rapporten, säger Susanne.”

Susanne menar att det nya arbetssättet som Nybo arbetat fram tillsammans med Exopen gör en stor skillnad jämfört med att behöva klippa och klistra och mata in siffror ända ner till varje bostads nivå i ett Excelark. Det viktigaste, säger Susanne, är uppföljningen gentemot kommunen fungerar smidigt. Likaså uppföljningen av företagets egna kostnader samt möjligheten att snabbt göra en analys.

Mottagarna av den övergripande rapporten för bolaget är ledningsgruppen. Styrelsen och varje avdelningschef får dessutom månadsvis en anpassad rapport just för dem.

“När vi beställer en rapport är det svårt att veta vad vi kan önska oss – det är lätt att man blir låst vid erfarenhetsmässiga begränsningar när man inte är van att kunna välja och ändå ska försöka tänka fritt och använda sin fantasi. Det finns ju egentligen inga begränsningar med Exopen och de har hjälpt oss att i stor utsträckning se vad vi behöver och vad som kan underlätta för oss, konstaterar Susanne.”

Nu ska Nybo tillsammans med Exopen ta nästa steg och titta på hur de kan utveckla rapporteringen ytterligare.

Det känns tryggt att veta att när vi behöver hjälp, ställer de på Exopen upp direkt. De är snabba och vi har fått stort förtroende för dem, säger Susanne avslutningsvis.”

Om Nykvarnsbostäder

Nybo – AB Nykvarnsbostäder – är ett allmännyttigt bostadsföretag som äger, bebygger och förvaltar fastigheter inom Nykvarns kommun. Företaget har cirka 560 lägenheter i sitt bestånd och förvaltar även andra kommunala fastigheter samt lokaler i Nykvarns Centrum.

Vill du veta mer?

Hör av dig till oss så bokar vi in ett första möte där våra duktiga experter berättar mer om hur våra lösningar kan hjälpa just ert företag.